Cas Client#1 | Gestion documentaire

Cabinet d’Ingénierie | Génie civil

Une entreprise de 20 personnes, dont 18 ingénieurs et dessinateurs (AutoCAD); 2 bureaux, Bordeaux & Toulouse.

A déployé Microsoft 365 en 2020, en commençant par la migration de sa messagerie Thunderbird vers Exchange Online.

Et la gestion documentaire ?

AVANT

L’équipe accédait aux documents de l’entreprise via un partage sur un NAS.

Malgré de nombreux inconvénients majeurs, dont l’absence de collaboratif, le manque de sécurité et de résilience, l’entreprise s’est contentée de cette installation, à défaut de conseils et d’expertise pour migrer le patrimoine documentaire vers leur tenant Microsoft 365 SharePoint.

La crise COVID et les confinements ont poussé l’entreprise à revoir ce sujet.

A minima permettre aux collaborateurs de l’entreprise d’accéder de façon simple et sécurisée aux documents et les partager;
Au mieux, mettre en place une stratégie de Protection de l’Information.

C’est à cette étape qu’intervient ValorCloud 🙂

Cas Client#1
Study case 1 APRES

APRES

La migration de la totalité des documents sur le NAS vers Microsoft 365 SharePoint, une volumétrie de 1.2 To, s’est très bien passée. Certains écueils, comme les problématiques de nommage, sujet ajouté à notre Atelier Microsoft 365 Utilisateurs, ont mis en évidence, pour le Client, la fragilité du patrimoine et de sa sauvegarde sur un NAS.

Le projet a nécessité une mise à niveau de tous les postes

  • Nettoyage des machines
  • Mises à jour Windows
  • Mise à niveau Windows 10 Pro
  • « Attachement » à Azure Active Directory
  • etc.

Avantages Client

  • Le support ValorCloud avant et après projet, une disponibilité et une réactivité 100% Cloud
  • La sécurité accrue et la configuration anti rasomware
  • La gestion des droits granulaire
  • Le Management des accès internes et externes
  • Les attributs de la Gestion des Droits: lecture/écriture, lecture seule, téléchargement autorisé ou pas, administration, etc.
  • La synchronisation locale en temps réel des bibliothèques de documents sur les postes utilisateurs

GESTION DOCUMENTAIRE | SHAREPOINT ONLINE (MS 365)
VERSUS
FICHIERS SUR SERVEUR LOCAL, NAS ou « Cloud » non collaboratif

SharePoint Online

Accès :

sécurisé aisé, en local ou via navigateur

Index : indexation systématique de tous les fichiers dont les images

Coût : inclus dans la licence Microsoft 365

Résilience :

Fonctionnement et disponibilité 24/24 et 7/7 garantit à 99,99%

par contrat SLA (Service Level Agreement).

500 versions archivées pour chaque document.

3 niveaux de poubelle.

Rétention programmable (30 jours par défaut).

Collaboratif :

Coédition des documents bureautiques

Arbitrage d’accès pour les autres types de fichiers.

Partage : discrétionnaire interne et externe avec gestion des identités.

Sécurité :

Accès sécurisé depuis n’importe où et depuis toutes les plateformes

via HTTPS (votre navigateur).

Accès paramétrable, automatisable, dynamique

Sécurité avancée programmable

Encryptions généralisées

Support :

support Microsoft et optionnellement par votre partenaire.

Plateforme maintenue par Microsoft (données hébergées en France

Fichiers sauvegardés sur Serveur, NAS ou ‘’Cloud’’ non collaboratif

Accès :

Partage NAS depuis les stations

Index : Pas d’indexation de tous les contenus

Coût : Amortissement comptable + consommation électrique

+ Assurance (le cas échéant)

Résilience : Matériel soumis au MTBF

Pas de rétention ni de versioning

Collaboratif :

pas d’accès simultané ni d’arbitrage d’accès

Acces discrétionnaire uniquement

Partage : partage interne uniquement

Droits d’Accès-Sécurité : pas d’accès depuis un mobile

gestion des droits statique

Annuaire des identités non géré

Sécurité à votre charge

pas de protection anti ransomware

Support :

pas de support

intervention prestataire

solution maintenue par vos soins ou prestataire

Une question ? Besoin de conseils ?
ValorCloud vous guide !

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