Avec Outlook Classic, ToDo, Planner et Bookings
Dans le monde professionnel, la gestion du temps est essentielle pour maximiser la productivité et réduire le stress. Microsoft 365 offre une suite d’outils puissants pour aider les collaborateurs à mieux organiser leur travail. Parmi ces outils, Outlook Classic, ToDo, Planner et Bookings se distinguent par leur capacité à transformer la gestion du temps. Voici comment :
Outlook Classic : Votre hub de communication et d’organisation
Outlook Classic est bien plus qu’un simple client de messagerie. Il intègre des fonctionnalités de calendrier, de gestion des tâches et de contacts, ce qui en fait un outil central pour la gestion du temps.
Gestion des catégories dans Outlook Classic
L’une des fonctionnalités les plus puissantes d’Outlook Classic est la gestion des catégories. Elle permet de classer et de prioriser vos emails, tâches et événements de manière visuelle et intuitive.
Ajout de contacts et création de rendez-vous depuis un email
Outlook Classic facilite également la gestion de vos contacts et la planification de vos rendez-vous directement depuis vos emails.
- Ajout de contacts : Lorsque vous recevez un email d’un nouveau contact, vous pouvez facilement ajouter cette personne à votre liste de contacts en 1 clic. Cela vous permet d’enrechir votre annuaire de contacts et de garder toutes les informations importantes à portée de main.
- Création de rendez-vous : Transformez un email en rendez-vous en un instant. Il vous suffit de faire glisser l’email vers votre calendrier pour créer un événement avec toutes les informations pertinentes déjà incluses.
ToDo : Simplifiez votre liste de tâches
Microsoft ToDo est une application légère et intuitive qui vous aide à gérer vos tâches quotidiennes.
Elle est accessible directement depuis Outlook Classic, au meme titre que votre calendrier et vos contacts, et se synchronise parfaitement avec Outlook, offrant une expérience fluide.
Notez qu’à chaque fois que vous ajoutez un drapeau (flag) à un email pour avoir un rappel, la tâche s’ajoute automatiquement à ToDo.
- Listes de tâches personnalisées : Créez des listes pour différents projets ou aspects de votre vie professionnelle. Ajoutez des dates d’échéance, des rappels et des notes pour chaque tâche.
- Planification quotidienne : Utilisez la fonctionnalité “Ma journée” pour vous concentrer sur les tâches les plus importantes de la journée. ToDo vous propose également des suggestions basées sur vos tâches en attente.
- Collaboration : Partagez vos listes avec vos collègues pour une meilleure coordination et suivi des projets communs.
Planner : Organisez vos projets en équipe
Microsoft Planner est conçu pour la gestion de projets en équipe. Il offre une vue d’ensemble claire et visuelle de l’avancement des tâches et des projets.
Il est possible d’attribuer des taches/projets à des membres externes à votre organisation.
- Tableaux de bord visuels : Créez des tableaux pour chaque projet et ajoutez des cartes pour chaque tâche. Vous pouvez facilement déplacer les cartes 1entre les colonnes pour refléter l’avancement.
- Assignation des tâches : Attribuez des tâches à vos collègues et suivez leur progression. Chaque membre de l’équipe peut voir ce qui doit être fait et par qui.
- Intégration avec Teams : Planner s’intègre parfaitement avec Microsoft Teams, permettant une collaboration en temps réel et une communication fluide autour des projets.
Bookings : Simplifiez la prise de rendez-vous
Microsoft Bookings est un outil dédié à la gestion des rendez-vous, permettant de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité.
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- Prise de rendez-vous en ligne : Permettez à vos clients de réserver des rendez-vous en ligne à leur convenance. Cela réduit les échanges d’emails et les appels téléphoniques pour fixer des rendez-vous.
- Gestion des disponibilités : Définissez vos heures de disponibilité et laissez Bookings gérer les créneaux horaires.
- Synchronisation automatique avec votre calendrier Outlook : les plages disponibles présentées avec Bookings sont celles de votre calendrier Outlook ce qui permet d’éviter les conflits.
- Notifications et rappels : pour réduire les absences et les retards, envoyez automatiquement des confirmations par emails des rendez-vous que vos interlocuteurs auront pris avec vous.
Ces notifications sont paramétrables, par exemple à J-3, et J-1 etc.. et personnalisables (insertion de texte, mentions légales, conditions d’anulation, etc.)
Conclusion
En combinant Outlook Classic, ToDo, Planner et Bookings, vous disposez d’un écosystème complet pour la gestion du temps et des tâches. Ces outils vous aident à rester organisé, à prioriser vos tâches et à collaborer efficacement avec votre équipe. Adoptez ces applications pour transformer votre manière de travailler et améliorer votre productivité au quotidien.
- Carte : mode Kanban : en termes de gestion de projet, il s’agit d’un mode d’organisation des tâches par cartes, pratique et visuellement optimal. ↩︎
